Reservasi Kantor depan di Hotel

hotel-reservationsBagian pemesanan kamar merupakan bagian yang memiliki fungsi yang sangat vital, ini dikarenakan tinggi rendahnya tingkat hunian kamar sangat ditentukan oleh kemampuan bagian reservasi di dalam menangani pemesanan kamar di hotel. Seorang petugas reservasi harus memiliki kemampuan tentang dasar-dasar reservasi, produk dan jasa yang dijual, bagaimana menjualnya atau teknik menjual, serta penggunaan teknologi komunikasi. Reservasi adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode tertentu. Seluruh permintaan pemesanan kamar ini akan ditangani oleh petugas  reservasi dengan mempertimbangkan keberadaan kamar pada saat itu.

Tugas dan Tanggung Jawab

Tugas utama reservation staff adalah mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel serta menciptakan & menjaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang maksimal. Adapun rincian tugas reservation staff yaitu:

1. Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan

2. Mempromosikan produk dan fasilitas hotel

3. Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga & fasilitas promosi, harga khusus dll

4. Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu

5. Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media

6. Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu (waiting list)

7. Memproses perubahan pemesanan kamar

8. Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi

9. Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show

10. Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit

11. Membuat laporan reservasi

12. Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat.

Dasar-dasar Reservasi

1.         Manfaat pemesanan kamar

Ada beberapa manfaat yang diperoleh hotel dalam proses pemesanan kamar, yaitu:

a. Hotel akan mendapatkan informasi dari calon tamu sebelum tamu tiba, sehingga hotel menyiapkan perlengkapan yang diperlukan pada saat check in.

b. Hotel dapat memblocking kamar, sehingga tingkat hunian kamar dapat diketahui dalam jangka waktu tertentu.

c. Hotel dapat membuat perkiraan, sehingga perkiraan tingkat hunian kamar pada periode tertentu pula sehingga memudahkan pengaturan kebutuhan dan pelayanan kepada pihak tamu. Sedangkan manfaat yang dapat diperoleh jika tamu melakukan pemesanan kamar yaitu:

a.Tamu mendapatkan kamar yang telah dipesan sudah tersedia pada saat check in.

b.Tamu dapat memperkirakan berapa biaya yang harus dikeluarkan selama menginap di hotel.

2.         Klasifikasi reservasi (classification of reservations)

a. Individual reservation

b. Group reservation

c. Conference reservation

3.         Tipe, media & sumber pemesanan kamar/means and sources of reservations

Tipe pemesanan kamar/types of reservations

  1. Pemesanan kamar bergaransi

Guaranteed reservation adalah suatu pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan pembayaran. Tujuan dari jaminan ini adalah untuk mendapatkan kepastian dari pihak hotel atas pemesanan kamar yang telah dilakukan. Kebijakan ini umumnya dilakukan pada saat musim ramai (peak season/ high season). Jenis-jenis dari guaranteed reservation adalah Pre-payment, Credit card, Advance deposit, Contractual agreement (corporate), Travel agent voucher

b.         Pemesanan kamar tidak bergaransi/non-guaranteed reservation

Non guaranteed reservation adalah suatu pemesanan kamar yang tidak disertai jaminan apapun. Pihak hotel hanya akan memastikan kamar yang telah dipesan tersedia, sampai pada batas waktu yang telah ditentukan saat tanggal kedatangan. Umumnya batas waktu tersebut adalah pukul 18.00 waktu setempat. Hal ini sering disebut juga dengan istilah 6 pm release.

c.         Confirmed reservation.

Pemesanan kamar yang telah disetujui oleh pihak hotel dengan bukti surat kepastian tentang pemesanan kamar(confirmation letter) yang dikirimkan kepada tamu yang bersangkutan. Confirmation letter ini harus dibawa oleh tamu pada saat check-in sebagai bukti untuk memperoleh kamar.

4.         Media pemesanan kamar

Media pemesanan kamar adalah alat penghubung yang digunakan oleh pihak pemesan dengan pihak hotel. Media pemesanan kamar tersebut adalah:

a. Telephone.

b. Letter (surat).

c. Telex.

e. Computer

f. Personal (langsung)

5.         Sumber – sumber Reservasi.

Yang dimaksud dengan sumber-sumber pemesanan kamar adalah asal

usul datangnya pemesanan kamar yang dibuat oleh berbagai pihak.

Adapun sumber-sumber pemesanan kamar tersebut adalah:

a. Perusahaan

b. Biro/agen perjalanan

c. Airlines companies

d. Kantor pemerintahan

e. Hotel representative

f. Tamu hotel

g. Car rental company

h. Central reservation system

i. Individual reservation

j.Inter sells agencies


 

            Menerima Permintaan Pemesanan Kamar

Suatu kegiatan atau proses mengumpulkan informasi atau data tentang calon tamu dan orang yang melakukan pemesanan kamar. Informasi yang diperlukan oleh pihak hotel antara lain:

  •  Jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
  •  Jumlah orang yang akan menginap
  •  Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan
  •  Nama tamu yang menginap di hotel
  • Nama pemesan/ orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan kamar
  •  Nama perusahaan atau biro perjalanan
  •  Alamat dan nomor telepon perusahaan
  •  Rincian kedatangan(waktu & transportasi yang digunakan)
  •  Cara pembayaran yang digunakan
  •  Permintaan khusus

Tipe/Jenis  Laporan di Bagian Reservasi

Tiap-tiap hotel memiliki jenis-jenis laporan reservasi yang berbeda, hal ini sangat

tergantung pada kebutuhan management. Namun secara umum jenis-jenis laporan tentang reservasi yaitu :

1. Reservation transaction report

2. Room availability report

3. Group status report

4. Special arrival list

5. Turn-away report

6. Three days forecast report

7. Reservation histories

You can leave a response, or trackback from your own site.

Leave a Reply